Workflow Redesign
Přechod z Basecampu na integrovaný systém ClickUp + Google Chat + Kalendář + E-mail
Co na co slouží — a na co ne
Jasná pravidla pro celý tým, aby se nic neztrácelo a neduplikovalo
ClickUp Centrální řízení práce
- Úkoly a podúkoly
- Přiřazení zodpovědnosti
- Komentáře k úkolům
- Sledování stavů
- Opakující se úkoly
- Dokumentace procesů
- Dashboardy, reporty
- Rychlou komunikaci
- Plánování schůzek
- Formální e-maily
- Sdílení souborů mimo úkol
Google Chat Rychlá interní komunikace
- Rychlé dotazy v reálném čase
- Operativní koordinace
- Neformální komunikace
- Sdílení odkazů, screenshotů
- Urgentní záležitosti
- Zadávání úkolů → ClickUp
- Diskuze k úkolům → ClickUp
- Strategické diskuze
- Komunikace s klienty
Google Kalendář Čas a události
- Interní schůzky, 1:1
- Klientské cally
- Focus time bloky
- Deadline sync z ClickUp
- OOO, dovolené
- Evidenci úkolů
- Komunikaci
E-mail Formální a externí komunikace
- Komunikace s klienty
- Dodavatelé, partneři
- Formální interní sdělení
- Auditní stopa
- Interní operativa → Chat
- Zadávání úkolů → ClickUp
- Diskuze k úkolům → ClickUp
Rozhodovací strom: Kam to patří?
Segmentace Spaces
5 spaces — dost na oddělení kontextu, málo na zmatek
"Nový klient — onboarding příští týden"
"Team update: nový proces pro reporting"
"Brief od Y přišel mailem, dám do ClickUp"
"Klient Z potřebuje report dřív"
"Hack na bidding strategii — funguje!"
"Klient Alpha — CPC vyskočilo o 40 %"
"Kreativy pro klienta Beta — feedback?"
"iOS 19 update dopad na tracking"
"Make scénář padá — řeším"
"Nový postup pro měsíční reporting"
Pravidla pro Google Chat
Struktura a segmentace
Hierarchie, custom fields, statusy a pohledy — vše na jednom místě
Hierarchie — jak je ClickUp organizovaný
ClickUp má 5 úrovní organizace — od největší po nejmenší: Workspace → Space → Folder → List → Task (úkol). Představte si to jako kancelářskou budovu: Workspace je celá budova (Deserved), Space je patro (Klienti, Interní), Folder je kancelář konkrétního klienta a Listy v ní jsou šanony podle typu práce (PPC, META, Reporting...).
Každý klient má svůj vlastní Folder, ve kterém jsou vždy stejné Listy — díky tomu je struktura konzistentní a nikdo nemusí přemýšlet, kam co patří. Když přibude nový klient, jednoduše se zkopíruje šablona a je hotovo.
Proč ne Space per klient? Při 10–20 klientech by bylo příliš mnoho Spaces a navigace by se stala nepřehlednou. Takhle máte v levém panelu jen 3 Spaces (Klienti, Interní, Šablony) a v nich se snadno proklikáte ke konkrétnímu klientovi.
Statusy — jak se úkol posouvá
Status říká, v jaké fázi je úkol. Každý úkol projde cestou: To Do → In Progress → Review → Done. Tato sada statusů je jednotná pro všechny Listy — díky tomu fungují filtry a pohledy napříč celým ClickUpem.
Blocked = úkol nemůže pokračovat, protože čeká na klienta, dodavatele nebo jinou 3. stranu. On Hold = úkol je záměrně odložený (např. klient pozastavil kampaň). Oba stavy jsou oddělené, aby bylo jasné, proč se nepracuje — a Make.com automaticky notifikuje tým, když se úkol zablokuje.
Kdo mění status: každý člen týmu mění status svých úkolů sám. Projekťák kontroluje přes pohled "Klient overview" nebo "Blocked / Waiting".
Custom Fields — co vše o úkolu evidujeme
Custom Fields jsou sloupce (metadata), které nesou dodatečné informace o každém úkolu. Nastavují se jednou na úrovni Space a platí pro všechny úkoly v něm. Díky nim pak můžete filtrovat, seskupovat a řadit úkoly v různých pohledech — např. "ukaž mi všechny úkoly pro platformu META" nebo "co vše čeká na klienta Alpha".
Nemusíte vyplňovat všechna pole u každého úkolu — povinné jsou jen Status, Assignee a Deadline. Ostatní slouží pro lepší organizaci a filtrování. Čím víc polí vyplníte, tím přesnější budou vaše pohledy a reporty.
| Field | Typ | Účel |
|---|---|---|
| Status | status | Stav úkolu (To Do → Done) |
| Priorita | priority | Urgent / High / Normal / Low |
| Assignee | person | Zodpovědná osoba |
| Deadline | date | Termín dokončení |
| Klient | label | Identifikace klienta (pro cross-views) |
| Typ práce | dropdown | PPC optimalizace / Reporting / Kreativa / Strategie / Admin / Ad hoc |
| Platforma | dropdown | Google Ads / META / Sklik / Analytics / Web / Jiné |
| Opakování | recurring | Týdně / Měsíčně / Kvartálně / Jednorázově |
| Schvalování kreativ | dropdown | Čeká na návrh / K review klientem / Schváleno / Zamítnuto |
| Fáze | dropdown | Zadáno / Rozpracováno / K review / Odesláno / Schváleno |
| Poznámky pro klienta | text | Co je třeba klientovi komunikovat |
| Interní poznámky | text | Interní kontext (klient nevidí) |
Pohledy (Views) — různé úhly pohledu na stejná data
Pohledy jsou přednastavené filtry a seskupení, které zobrazí úkoly z konkrétního úhlu. Všechna data zůstávají na jednom místě — pohledy je jen jinak zobrazí. PPC specialista si otevře "PPC Dashboard" a vidí jen své úkoly seřazené podle klientů. Projekťák si otevře "Klient overview" a vidí vše pro konkrétního klienta.
Každý pohled má 3 klíčové vlastnosti: Filtr (co se zobrazí), Seskupení (jak se to rozloží) a Sloupce (jaké informace vidím). Pohledy se dají sdílet s týmem — stačí je jednou nastavit a všichni je pak mají k dispozici.
Hlavní výhoda oproti Basecampu: nemusíte proklikávat složky, abyste viděli přehled. Jeden pohled vám ukáže přesně to, co potřebujete — ať už je to "co mám dnes udělat" nebo "kde se čeká na klienta".
Můj den
Group Podle Priority
Skryté: Interní poznámky, Odhad. čas
Klient overview
Group Podle Statusu
Sort Deadline ascending
Všechny sloupce viditelné
Týdenní přehled
Group Podle Assignee
Sloupce: Úkol, Klient, Status, Deadline, Priorita
PPC Dashboard
Group Podle Klienta
Sloupce: Úkol, Status, Deadline, Fáze, Čas
META Dashboard
Group Podle Klienta
Analogicky k PPC
Blocked / Waiting
Sloupce: Úkol, Klient, Poznámky, Jak dlouho čeká
Time Tracking Report
Sloupce: Úkol, Odhad. čas, Skutečný čas, Assignee
Sumace per klient
Opakující se úkoly — automatická tvorba
ClickUp umí automaticky vytvářet úkoly v pravidelných intervalech — stačí jednou nastavit a systém sám generuje nový úkol každý týden/měsíc/kvartál. Oproti Basecampu, kde se opakující úkoly musely řešit ručně, tady se o nic nestaráte.
Každý opakující se úkol se vytvoří s přednastaveným assignee, deadline a statusem "To Do". Tým ho pak vidí v pohledu "Můj den" i v pondělním souhrnu z Make.com. Pokud se úkol nestihne, automaticky eskaluje přes Make scénář #6.
| Úkol | Frekvence | Assignee |
|---|---|---|
| Týdenní optimalizace PPC — [Klient] | Týdně (Po) | PPC specialista |
| Týdenní optimalizace META — [Klient] | Týdně (Po) | META specialista |
| Měsíční report — [Klient] | Měsíčně (1.) | Projekťák |
| Kontrola rozpočtů — [Klient] | Týdně (Pá) | PPC / META |
| Kvartální strategie review — [Klient] | Kvartálně | Projekťák + spec. |
Workflow pro schvalování kreativ s klienty
Samostatný List v každém klientském folderu — transparentní proces od návrhu po schválení
Jak to funguje v ClickUpu
Make.com bonus: Kreativa reminder
6 automatizačních scénářů
Propojení nástrojů tak, aby se nic neztrácelo a tým šetřil čas
E-mail od klienta → ClickUp úkol
Deadline → Google Calendar event
Status BLOCKED → notifikace
Pondělní týdenní souhrn
Nový klient — onboarding 1 klik
Deadline eskalace
Co vše je potřeba udělat
Postupný seznam kroků od nastavení po ostrý provoz
- Vytvořit Workspace "Deserved"
- Vytvořit 3 Spaces: KLIENTI, INTERNÍ, ŠABLONY
- Nastavit Custom Fields na úrovni Space KLIENTI
- Nastavit jednotné statusy (To Do → Done + Blocked, On Hold)
- Vytvořit šablonový Folder s přednastavenými Listy
- Vytvořit Folder per klient (z šablony)
- Nastavit Listy v INTERNÍ Space (Procesy, Nástroje, Marketing, HR)
- Vytvořit 5 spaces: #general, #klienti-operativa, #ppc, #meta, #nastroje-a-procesy
- Pozvat správné lidi do správných spaces
- Nastavit pravidla komunikace (připnout je v každém space)
- Vytvořit 7 sdílených pohledů (Můj den, Klient overview, Týdenní přehled, PPC Dashboard, META Dashboard, Blocked/Waiting, Time Tracking)
- Otestovat filtry a seskupení na reálných datech
- Zmapovat existující úkoly v Basecampu
- Přenést otevřené úkoly do správných Listů v ClickUpu
- Přiřadit assignee, deadline a správné custom fields
- Nastavit týdenní optimalizace (PPC + META) per klient
- Nastavit měsíční reporty per klient
- Nastavit kontroly rozpočtů (týdně)
- Nastavit kvartální strategie review per klient
- ClickUp ↔ Google Calendar sync (deadline v kalendáři)
- ClickUp ↔ Google Drive (přílohy k úkolům)
- ClickUp e-mail integration (e-mail → úkol)
- Scénář #1: E-mail od klienta → ClickUp úkol (největší dopad)
- Scénář #3: Status BLOCKED → notifikace v chatu
- Scénář #6: Deadline eskalace (denní check)
- Scénář #4: Pondělní týdenní souhrn
- Scénář #2: Deadline → Calendar event
- Scénář #5: Onboarding nového klienta (1 klik)
- Bonus: Kreativa reminder (3+ dny bez reakce)
- Sepsat stručný manuál pro tým (kam co patří, jak se co dělá)
- Připravit FAQ / nejčastější dotazy
- Školení celého týmu (live session — projít strukturu, pohledy, pravidla)
- Přejít na ClickUp + Google Chat jako primární nástroje
- Paralelní provoz s Basecampem (krátce, pro jistotu)
- Sbírat feedback od týmu, iterovat nastavení
- Vypnout Basecamp